WKR per 1 januari 2015: veranderingen en gevolgen
Voorheen kon u als werkgever bepaalde kosten vergoeden zonder het inhouden van loonbelasting, sinds een aantal jaar bestaat de Werkkostenregeling (WKR). Hierbij mag u een percentage van de totale loonsom vergoeden aan uw werknemers. Dat hoeft niet meer op individueel niveau, hoewel het meestal wel wenselijk is om het per werknemer administratief bij te houden.
De afgelopen jaren mochten bedrijven kiezen welk regime ze hanteerden met betrekking tot kosten van werknemers. Vanaf 1 januari 2015 is er geen keus meer en is de WKR een feit. Lastig?
In drie stappen heeft u de WKR toegepast binnen uw bedrijf:
- Inventariseer de huidige vergoedingenverstrekkingen;
- Categoriseer de huidige vergoedingen naar WKR: wat zijn uitzonderingen onder de nieuwe regeling, welke vergoedingen binnen de secundaire arbeidsvoorwaarden kloppen bijvoorbeeld niet meer?
- Implementeer de WKR in het bedrijfssysteem. Het kan zijn dat – al dan niet in samenspraak met een OR – een HR-beleid moet worden gewijzigd. Ook het administratiesysteem zal aangepast moeten worden.
Tegelijk met de invoer worden enkele wijzigingen binnen de bestaande WKR van kracht:
- Het percentage van de loonsom die u mag vergoeden onder de WKR is nu 1,5%, deze vrije ruimte gaat naar 1,2%.
- Maandelijkse controle wordt jaarlijkse toetsing.
- Introductie van het noodzakelijkheidscriterium: als de werkgever het noodzakelijk vindt een vergoeding ter beschikking te stellen aan de werknemer voor een goede uitoefening, dan moet dit geheel buiten de loonadministratie om. Voorlopig geldt dit alleen nog voor gereedschappen, computers, en communicatiemiddelen.
- Concernregeling: binnen een concern mag er rekening gehouden worden met de totale loonsom i.p.v. de individuele concernonderdelen.
- Opnamegerichte vrijstelling voor een aantal werkplek-gerelateerde voorzieningen.
Verdere invulling volgt op Prinsjesdag 2015. Meer weten over de WKR? Neem contact met ons op.