WKR en onkostenvergoeding
Vergoedt u werkgerelateerde kosten van uw werknemers? Zo ja, gebeurt dit via een declaratiesysteem of betreft het een vaste maandelijkse (on)kostenvergoeding? De nieuwe werkkostenregeling (WKR) eist dat uw onkostenvergoeding aan bepaalde eisen voldoet om onbelast en buiten de vrije ruimte te blijven. Waar dient u rekening mee te houden?
Een vaste onkostenvergoeding is onbelast wanneer:
- Het een vaste vergoeding voor intermediaire kosten en/of gerichte vrijstellingen betreft.
- U als werkgever het bedrag van de (on)kosten aannemelijk kunt maken.
- U als werkgever elke (on)kostenpost omschrijft en een schatting geeft van het daarbij behorende bedrag.
- U als werkgever de vaste (on)kostenvergoeding specificeert op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten.
- U als werkgever de vaste (on)kostenvergoeding onderbouwt met een steekproefsgewijs onderzoek vooraf, naar de werkelijk gemaakte kosten, en dit herhaalt mochten de omstandigheden veranderen of de Belastingdienst hier om vraagt.
Let op: het laatste punt geldt alleen voor een nieuwe vaste (on)kostenvergoeding. Mochten de omstandigheden waarop u een bestaande vergoeding baseert onveranderd blijken, dan is onderzoek niet nodig. Omdat dit zelden het geval is, is het raadzaam de Belastingdienst te informeren.
Tip: vaste (on)kostenvergoedingen die niet aan bovenstaande punten voldoen zijn alsnog onbelast wanneer deze worden ondergebracht in de vrije ruimte (en deze toereikend is).
Tip: een vaste (on)kostenvergoeding betreft toekomstige gemaakte kosten. Het is niet mogelijk om achteraf een onbelaste vaste (on)kostenvergoeding te bieden. Dit zou enkel kunnen op declaratiebasis, maar dan moet u de (on)kosten wel binnen hetzelfde kalenderjaar vergoeden als wanneer zij zijn gemaakt. Tenzij dit tijdig is toegezegd en de (on)kostenvergoeding in het volgende kalenderjaar wordt uitbetaald.
Wilt u meer weten over de WKR en onkostenvergoeding? Neem gerust contact op met Koppel Belastingadviseurs, via de contactpagina.