Deponering tijdig uw jaarrekening

Wist u dat het voor een BV of NV een wettelijke verplichting is om een jaarrekening vast te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel? Doet u dit niet, dan wordt het gezien als een economisch delict. Hiervoor kan een maximale geldboete van €20.250 en een gevangenisstraf van ten hoogste 6 maanden worden opgelegd door de rechter. Kortom: het is van groot belang tijdig uw jaarrekening te deponeren! Maar waar moet u allemaal op letten? Bekijk hier de 3 stappen.

Vaststellen jaarrekening in drie stappen
De route tot vaststelling is als volgt:

• De vaststelling van uw jaarrekening moet binnen 5 maanden na afloop van een boekjaar;
• Na deze vaststelling moet de jaarrekening binnen 2 maanden goedgekeurd worden door AvA;
• Is de jaarrekening goedgekeurd? Deponeer deze binnen 8 dagen bij de Kamer van Koophandel.

Uitzondering: Heeft u een BV en bent u naast aandeelhouder tevens lid van de directie? Dan is stap 2 voor u niet van toepassing. Hier wordt de jaarrekening vastgesteld door ondertekening door de directie.

Uitstel nodig?
Is het niet mogelijk is om de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar op te stellen? Dan kan u deze termijn laten verlengen met 6 maanden. Let op: dit kan alleen wanneer:

• er sprake is van een bijzondere omstandigheid
• binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar het voorstel bij de AVA is ingediend

EN

• met goedkeuring van de AvA voor de termijnverlenging

Concept jaarrekening deponeren Kamer van Koophandel
Kunt u binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar geen definitieve jaarrekening opstellen? En is er geen sprake van bijzondere omstandigheden waardoor de termijn verlengd kan worden? Laat dan een concept jaarrekening opstellen die gedeponeerd kan worden bij de Kamer van Koophandel. Dit zal moeten gebeuren binnen 7 maanden na afloop van het boekjaar.

Hoe deponeert u bij de Kamer van Koophandel?
Er zijn twee (elektronische) manieren voor deponering bij de Kamer van Koophandel:

• Middels SBR software

De deponering middels SBR software gebeurt doorgaans door de accountant. Deze zal na ontvangst van de goedkeuring door de AvA de jaarrekening middels de software deponeren bij de Kamer van Koophandel.

• Middels inlog bij de Kamer van Koophandel

Het deponeren via de site van de Kamer van Koophandel kan als volgt:

• via een eHerkenningsmiddel (betrouwbaarheidsniveau 2)
• een toegangscode Handelsregister.

Gevolgen bij faillissement
Let op: is er sprake van een faillissement? Dan moet u alsnog een definitieve jaarrekening deponeren. Bij niet tijdige indiening kan het bestuur namelijk hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld.

Heeft u meer vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op, we helpen u graag.