Toggle navigation

Contact

Bel onze adviseurs
020 - 344 59 00,
of e-mail ons geheel
vrijblijvend
info@koppeladvies.nl

Geschreven door:
Nico Koppel

08-06-2011

De 30%-regeling in de administratie

De 30%-regeling in de administratie

Als een werkgever een ingekomen of uitgezonden werknemer belastingvrij een forfaitaire kostenvergoeding wil geven, is het is belangrijk dat hij deze 30%-regeling in de Nederlandse loonadministratie verwerkt.

De 30%-regeling geldt zowel voor de uitgezonden als de ingekomen werknemer. Voor deze laatste geldt dat de werkgever een beschikking moet aanvragen bij de belastingdienst voor toepassing van de 30%-regeling. De beschikking geldt voor maximaal tien jaar als deze binnen vier maanden na aanvang van de werkzaamheden in Nederland wordt aangevraagd. Eerdere werkzaamheden of een eerder verblijf in Nederland kan de duur van de beschikking verkorten. Als tijdens de uitzending niet langer wordt voldaan aan het schaarste- en deskundigheidsvereiste, kan de Belastingdienst na vijf jaar de looptijd van de beschikking verkorten. Overigens kan voor een werknemer die tijdens de looptijd van de beschikking overstapt naar een nieuwe werkgever onder voorwaarden de 30%-regeling van toepassing blijven. De werkgever moet de beschikking van de fiscus in zijn loonadministratie bewaren.

Toepassing
Bij toepassing van de 30%-regeling kan de werkgever 30% van het loon inclusief extraterritoriale kosten belastingvrij vergoeden. Loon uit tegenwoordige dienstbetrekking is al hetgeen uit een dienstbetrekking wordt genoten.

Dit betekent dat de 30%-regeling wordt toegepast op:
• vaste en variabele loonbestanddelen, zoals bonusbetalingen;
• optievoordelen;
• loon in natura bestanddelen waaronder de extraterritoriale kosten;
• loon dat wordt nageheven door de Belastingdienst;
• eindloonbestanddelen die individueel traceerbaar zijn; en
• nabetalingen na het einde van de looptijd (bijvoorbeeld een bonus). Hierbij geldt als voorwaarde dat er op het moment van uitdiensttreding een onvoorwaardelijk recht bestaat op zowel de vrije vergoeding als de bonus.

De werkgever kan de 30%-regeling niet toepassen op loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioen, uitkeringen WW/ WAO/AOW en op een ontslagvergoeding die wordt verstrekt als vergoeding voor te derven inkomsten.

Extraterritoriale kosten
Voor een juiste toepassing van de 30%-regeling is het ook van belang te weten of er sprake is van extraterritoriale kosten. Wat zijn nu extraterritoriale kosten? Dit zijn de extra kosten die een werknemer maakt voor tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst. Kosten die hij ook zou hebben gehad als hij hetzelfde werk in zijn eigen land zou doen zijn geen extraterritoriale kosten.

Voorbeelden van extraterritoriale kosten zijn:
• de extra kosten voor levensonderhoud door een hoger prijspeil in het werkland dan in het land van herkomst, zoals extra uitgaven voor maaltijden, gas, water en licht (cost of living allowance);
• de kosten voor een kennismakingsreis naar het werkland, eventueel met het gezin, om bijvoorbeeld te zoeken naar een woning of een school;
• de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen;
• de kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in het werkland;
• de dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen (bijvoorbeeld hotelkosten);
• de (eerste) huisvestingskosten. Hierbij is er tot 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking sprake van loon. Het meerdere behoort tot de extraterritoriale kosten. In het algemeen kunt u de huisvestingskosten voor meubilair niet vrij vergoeden of verstrekken;
• de opslagkosten voor het deel van de boedel dat niet wordt verhuisd naar het werkland;
• de reiskosten naar het land van herkomst, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging;
• de extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting als dat duurder is dan het laten invullen van de aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst. Hierbij geldt een maximum van € 1000 per werknemer;
• de cursuskosten om de taal van het werkland te leren voor de werknemer en voor de gezinsleden die bij hem verblijven;
• de extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land van herkomst;
• de kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een E101-verklaring.

Let op!
Sommige zaken zijn geen extraterritoriale kosten en mag de werkgever niet onbelast vergoeden of verstrekken. Het gaat dan om de uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance), de vermogensverliezen, de aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee) en de compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (tax equalization).

Vrij vergoeden
Naast de 30%-regeling kan de werkgever een vrije vergoeding geven voor extraterritoriale kosten voor schoolgelden. Het moet gaan om het schoolgeld voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school. Verder kan de werkgever naast de 30%-regeling onder meer onbelast vergoeden of verstrekken de verhuiskosten en de kosten voor tijdelijke opslag en het overbrengen van de boedel, de kosten voor een kennismakingsbezoek door de werknemer aan het bedrijf in het werkland en de kosten voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning. Voor de kosten van vervoer per auto kan de werkgever maximaal € 0,19 per kilometer vrij vergoeden als er geen sprake is van extraterritoriale kosten.

Advies
Voor de verwerking van de 30%-regeling in de salarisadministratie is het van belang dat de werkgever weet welke kosten tot de extraterritoriale kosten behoren. Dit zijn de extra kosten die een werknemer maakt voor het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst. Kosten die hij ook zou hebben gehad bij dezelfde werkzaamheden in eigen land zijn geen extraterritoriale kosten. De werkgever moet dit goed in de gaten houden. De invoering van de werkkostenregeling met ingang van 1 januari 2011 betekent overigens dat de werkgever zich goed bewust moet zijn onder welke fiscale categorie kostenvergoedingen kwalificeren. Voor de extraterritoriale kosten geldt namelijk een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling.

Send this to a friend